Project Travel Workbook für Führungskräfte - Projektmanagement ohne Bürokratie

Kommt es dir manchmal so vor, als wärst du ein "Versehentlicher Projektmanager"?

Du bist in der HR, im Marketing oder in einer anderen Supportfunktion tätig. Du hast eigentlich einen operativen Job. Aber immer wieder kommen "Projekte" auf deinen Tisch: "Setz mal schnell die neue Software um" oder "Organisier mal das Re-Design unserer Prozesse".

Du hast weder PRINCE2 noch PMP studiert.
Also machst du es "auf irgendeine Art".

Wir alle kennen das Ergebnis:

• Excel-Listen, die endlos über E-Mail hin- und hergeschickt werden ("Ping-Pong").
• Mitarbeiter, die sich ausgeschlossen fühlen, weil das Projekt eine "Black Box" darstellt.
• Und letztlich eine Lösung, die niemand verwendet, weil sie am Schreibtisch entworfen wurde und nicht in der Praxis.

Bende das.

Man braucht kein 50-seitiges Lastenheft, um Projektmanagement zu betreiben. Es benötigt nur die passenden Fragen zur richtigen Zeit.

Ich präsentiere dir heute ein Framework, das extra für Support-Funktionen entworfen wurde. Es beruht auf solider Engineering-Logik, doch es wirkt wie ein Abenteuer:

Das Projekt-Reisetagebuch ("Travel Workbook").

Warum ein "Scrapbook" anstelle eines Projektplans?

In klassischen Projekten versuchen wir, bereits am ersten Tag alles vorherzusagen. Das ist nicht die Realität.

Das Travel Workbook ist ähnlich einem Einklebebuch (Scrapbook) aufgebaut. Es entwickelt sich zusammen mit dem Projekt.

Eine Seite = eine entscheidende Frage.

Jeder Meilenstein (A bis E) wird mit einem Stempel abgeschlossen – dem offiziellen "Go" deines Sponsors.

Das erreicht zwei Dinge, die in Support-Projekten oft fehlen:

1. Sichtbarkeit: Das Buch offen auf dem Tisch. Keine geheimnisvolle Black Box.
2. Psychologische Sicherheit: Wir halten unseren gemeinsamen Weg fest. Fehler und Kurskorrekturen werden ins Tagebuch eingetragen, sie werden nicht verschleiert.

Hier sind die 5 Meilensteine deiner Reise: Wir nehme als Beispiel die Einführung neuer HR-Backoffice-Software, um das Excel-Chaos zu beenden.

Meilenstein A: Der Anfang (Die Grundkonzeption)

Der erste Schritt ist der Anfang jeder Reise. Wir müssen den Impuls klären, bevor wir Zeit und Geld investieren. Es geht um die Richtung, nicht um die Details.

Die eine Seite:

• Grundgedanke des Vorhabens: Was ist das grobe Thema? (z.B. "Implementierung einer digitalen Urlaubsverwaltung").

✅ Der Stempel: Hat deine Chefin genickt? Dann ab zu Meilenstein B.

Meilenstein B: Die Vorbereitung (Problem & Scope)

Jetzt geht es ans Rucksackpacken. Es ist wichtig, dass wir begreifen, warum wir reisen und was wir dabei mitnehmen. Wir lösen noch nichts, wir nehmen nur eine Analyse vor.

Die 5 Seiten in deinem Workbook:

1. Problem Statement: Welcher Schmerz soll behoben werden? ("Excel-Listen sind fehleranfällig und langsam").
2. Scope Definition: Was ist unser Fokus – und vor allem: was ist nicht unser Fokus? (Abgrenzung).
3. Erste AS-IS Analyse: Wie ist unsere derzeitige Arbeitsweise? (Grobe Bestandsaufnahme).
4. Case for Change: Warum ist jetzt die Zeit zum Handeln? (Dringlichkeit).
5. Voice of the Customer: Welche Aussagen gibt es von den Betroffenen (z.B. Sachbearbeiter) dazu? Was ist es, was  sie wirklich nervt?

✅ Der Stempel: Die Sponsorin gibt ihre Bestätigung, dass wir das richtige Problem angehen.

Meilenstein C: Die Planungs-Expedition (Der Herzstück)

Das ist die intensivste Phase. Hier wird der Plan für die Umsetzung erstellt. Die Seitenanzahl sollte nicht entmutigen – oft genügt eine Skizze oder eine Tabelle pro Seite. Es  ist entscheidend, dass du dir über diese Aspekte nachdenkst, bevor du startest.

Die Seiten für dein Workbook:

• AS-IS Definition (Update) & TO-BE Definition: Der Übergang vom "Ist" zum "Soll".
• Projektplanung, Budget & Ressourcen: Wer macht was bis wann und was kostet es?
• Business Case: Lohnt sich das finanziell oder strategisch?
• Stakeholder Map: Wer sind Freunde, wer sind Feinde?
• Voice of the Customer (Update): Istdas Feedback aus Phase B berücksichtigt worden?
• Risken & Chancen: Was könnte problematisch sein? Was sind Chancen?
• Stakeholder Engagement & Change Plan: Wie beziehen wir die Menschen mit ein? (Kommunikation, Training).
• MVP / Proof of Concept: Welche ist die kleinste Version unserer Lösung, die wir testen können?
• Prioritisiertes Backlog & WBS: Die spezifischen kArbeitspakete (agil oder klassisch).

✅ Der Stempel: Dies ist der wichtigste "Go"-Moment. Jetzt werden Ressourcen freigegeben.

Meilenstein D: Der Weg & Erste Ergebnisse

Nun wird gebaut, erprobt und in Pilotprojekten umgesetzt. Wir sitzen nicht mehr im Meetingraum  sondern "im Feld".

Die Seiten für dein Workbook:

1. Entwickelte Lösung: Was haben wir gebaut? (Screenshots, Prozessdiagramme).
2. Deployment Plan: Wie setzen wir das um? (Der Planung für den Go-Live).
3. Early Adopter Feedback: Was berichten die ersten Tester zum MVP? (Ehrlich und ungeschönt).
4. Stakeholder Analysis & Engagement Plan (Update): Ist die Stimmung jetzt anders? Müssen wir nachjustieren?
5. Risks & Opportunities (Update): Gibt es neue Risiken?

✅ Der Stempel: Die "Abnahme". Die Prüfer sagen: "Ja, das funktioniert." Wir sind bereit für den umfassenden Rollout.

Meilenstein E: Ankunft & Feier (Abschlussfest)

Alles erledigt: Das Projekt ist abgeschlossen, der Rollout ist durch. Doch wir lassen den Stift nicht einfach fallen. Wir garantieren den Erfolg.

Die Seiten für dein Workbook:

1. Deployment Status: Ist es überall verfügbar?
2. Global Cost: Ist unser Budget eingehalten worden?
3. Measured Outcome: Istdas Ziel aus Meilenstein A/B erreicht? (z.B. "50% reduzierte Bearbeitungszeit").
4. Customer Acceptance: Wir es tatsächlich genutzt?
5. Change Management Execution: Sind alle geschult worden?
6. Success Communication / Celebration: Erfolgsfeier! Das wird häufig übersehen.
7. Lessons Learnt: Was nehmen wir für die nächste Reise mit?

✅ Der letzte Stempel: Der Sponsor nimmt dir die Last. Das Projekt ist offiziell abgeschlossen. Das Buch wird ins Regal gestellt.

Fazit: Ein Buch, das Vertrauen schafft

Dieses Framework sieht auf den ersten Blick umfangreich aus. Aber vergiss nicht: Es ist ein Workbook.

Es wird Seite für Seite gefüllt. Wenn Du bei A anfängst, musst Du Meilenstein E noch nicht kennen.

Es gibt dir das Gefühl, dass Du nichts Wichtiges vergessen hast. Und es zwingt dich datz, die "Voice of the Customer" und das "Change Management" von Anfang zu berücksichtigen, anstatt es am Ende draufzukleben.

Deine Aufgabe für diese Woche:

Schau Dir dein aktuelles Projekt an.

An welchem Punkt bist Du? Bei A, B oder bereits in der Mitte von C?

Schreib dir die Themen für den aktuellen Meilenstein auf und beantworte sie – nur eine Seite pro Thema.

Hast Du Interesse an einer Vorlage zum Ausfüllen, dann schreib mir

Schönen Trip!